Eine Software für ambulante Pflegedienste muss viele Abläufe zusammenbringen: Sie plant Touren und Dienste, hält die erbrachten Leistungen fest und bereitet die Abrechnung mit Pflege- und Krankenkassen vor. Welches Programm zu eurem Team passt, zeigt sich deshalb nicht allein an einer langen Funktionsliste. Entscheidend sind drei praktische Fragen: Welche Leistungen bietet ihr an? Wie groß ist euer Dienst? Und kann die Software schon heute vollständig über die Telematikinfrastruktur (TI) abrechnen?
Der dritte Punkt ist besonders dringlich, denn dafür gibt es einen Stichtag: Ab dem 1. Oktober 2027 müssen die Abrechnungen mit Pflege- und Krankenkassen über die TI laufen. Wie groß die Lücke noch ist, zeigen die Zahlen des GKV-Spitzenverbands: Im Mai 2026 nutzte erst rund ein Drittel der Pflegeeinrichtungen KIM – den Nachrichtendienst, über den die Abrechnung künftig läuft.
Wir führen euch durch die wichtigsten Auswahlkriterien: vom Leistungsmix und der Betriebsgröße bis zu den TI-Fristen und den unterschiedlichen Preismodellen. In der Anbieterübersicht findet ihr außerdem die Komplettlösungen, die wir für ambulante Pflegedienste recherchiert haben – einschließlich veröffentlichter Preise, Stand Oktober 2026.
Was eine Software für ambulante Pflegedienste können muss
Im ambulanten Pflegedienst hängt vieles direkt zusammen. Aus Pflegeverträgen und Verordnungen werden konkrete Einsätze; die Tourenplanung verteilt sie auf die Mitarbeiter, die laut Dienstplan verfügbar sind. Fällt eine Pflegekraft kurzfristig aus, müssen die Einsätze neu verteilt werden. Eine gute Software hilft dabei nicht nur beim Umplanen: Sie kann auch prüfen, ob die eingesetzte Kollegin die nötige Qualifikation mitbringt, und dafür sorgen, dass im Leistungsnachweis später die Pflegekraft steht, die tatsächlich im Einsatz war.
Die Pflegekräfte nutzen unterwegs meist ein Smartphone oder Tablet. Darauf sehen sie ihre Tour, bestätigen die erbrachten Leistungen und schreiben den Pflegebericht. Aus diesen Einträgen entsteht der Leistungsnachweis, den der Klient in der Regel einmal im Monat unterschreibt – und auf dessen Grundlage später abgerechnet wird. Gerade deshalb ist wichtig, dass die App auch ohne Mobilfunkempfang funktioniert und die erfassten Daten automatisch überträgt, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Abgerechnet wird nach zwei Gesetzbüchern. Pflegesachleistungen, Verhinderungspflege, Entlastungsbetrag und Beratungsbesuche gehen an die Pflegekasse (SGB XI), die häusliche Krankenpflege auf ärztliche Verordnung an die Krankenkasse (SGB V). Dazu kommen Rechnungen an Selbstzahler und Privatversicherte sowie an das Sozialamt. Außerdem muss für jeden Klienten das Budget nach seinem Pflegegrad im Blick bleiben. Die Software braucht dafür eure Vergütungsvereinbarungen mit den Leistungskomplexen, ein Verordnungsmanagement, das Genehmigungen und auslaufende Verordnungen im Blick behält, und Korrekturrechnungen für den Fall, dass eine Vergütungserhöhung oder ein höherer Pflegegrad rückwirkend greift.
Ein weiterer Baustein ist inzwischen unverzichtbar: die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Über KIM könnt ihr Nachrichten mit Ärzten und Krankenkassen austauschen. Ab Oktober 2027 wird dieser Weg auch für die Abrechnung mit Pflege- und Krankenkassen verpflichtend. Was bis dahin technisch stehen muss, erläutern wir im Abschnitt zur TI.
Software für Pflegeheime lässt sich mit all dem nur bedingt vergleichen. Im ambulanten Alltag stehen Touren, Fahrzeiten und Einsätze im Mittelpunkt; im Pflegeheim geht es stärker um Bewohner- und Belegungsverwaltung. Viele Anbieter trennen ihre Produkte daher nach Versorgungsform. CGM bietet mit CGM VIYU beispielsweise eine Lösung speziell für ambulante Pflegedienste an.
Wer neben dem ambulanten Dienst auch ein Pflegeheim betreibt, findet Software für alle Versorgungsformen auf unserer Startseite:
Welche Software zu eurem Leistungsmix passt
Die passende Software hängt vor allem davon ab, welche Leistungen ihr anbietet und ob ihr mehrere Bereiche mit einem Programm abdecken möchtet. Ein Dienst, der Grund- und Behandlungspflege kombiniert, hat andere Anforderungen als ein Betreuungsdienst oder ein Intensivpflegedienst.
Grund- und Behandlungspflege
Viele ambulante Pflegedienste übernehmen sowohl Pflegesachleistungen nach SGB XI als auch häusliche Krankenpflege nach SGB V. In diesem Fall muss die Software beide Abrechnungswege beherrschen. Ebenso wichtig ist ein Verordnungsmanagement, das im Alltag mitdenkt: Es sollte auf einen Blick zeigen, welche Verordnungen genehmigt sind, welche bald auslaufen und wo rechtzeitig eine Folgeverordnung beim Arzt angefordert werden muss.
Wie das aussehen kann, zeigen zwei Programme aus unseren Interviews. nCara verwaltet in seiner aktuellen Software myCortex Verordnungen nach Muster 12 mit Genehmigungsanträgen und Folgeverordnungen. CareSocial rechnet per Datenträgeraustausch, also der elektronischen Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Kassen, nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI ab und legt Verordnungen automatisch zur Wiedervorlage.
Seit Januar 2026 erlaubt das Gesetz Pflegefachpersonen, nach einer ärztlichen Erstverordnung bestimmte Leistungen der häuslichen Krankenpflege selbst zu verordnen. Nutzbar wird das erst, wenn der Katalog dieser Leistungen vereinbart ist, und der steht noch aus. Wer das später nutzen will, sollte den Hersteller fragen, ob die Software solche Folgeverordnungen durch die eigene Fachkraft abbilden wird.
Betreuungs- und Entlastungsdienste
Betreuungsdienste rechnen häufig vor allem den Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI ab. Behandlungspflege und ärztliche Verordnungen spielen für sie meist keine Rolle. Dafür sollte die Software das verfügbare Budget pro Klient im Blick behalten, digitale Unterschriften ermöglichen und keinen Tarif voraussetzen, der Funktionen eines großen Pflegedienstes mitberechnet. Auch der Entlastungsbetrag lässt sich seit April 2025 vollständig elektronisch über die TI abrechnen.
CareSocial führt dafür einen eigenen Tarif für Betreuungsdienste, der mit 199 Euro im Monat günstiger ist als der für ambulante Pflege, und erstellt Rechnungen für Betreuungsleistungen nach § 45b; die digitale Unterschrift kostet dort allerdings 79 Euro im Monat extra. Daneben gibt es Software, die nur für Betreuungsdienste gebaut ist; sie steht unter den Lösungen für Teilbereiche.
Außerklinische Intensivpflege
Bei der außerklinischen Intensivpflege ist der Arbeitsalltag ein anderer: Die Teams versorgen oft nur wenige Klienten, dafür rund um die Uhr – etwa in der 1:1-Versorgung zu Hause oder in einer Wohngemeinschaft. Statt einer klassischen Tourenplanung stehen Schichtpläne, Vitalwerte und Beatmungsprotokolle im Vordergrund. Auch die Verordnung nach § 37c SGB V muss gesondert abgebildet werden; sie ist nicht mit der Verordnung häuslicher Krankenpflege gleichzusetzen.
CuraSoft hat dafür eine eigene App für Vitalwerte in der Intensiv- und 1:1-Versorgung und eine App, mit der Einrichtungen ohne Tour ihre Leistungen abhaken. Acodia Care verwaltet im Verordnungsmanagement neben der häuslichen Krankenpflege auch die Verordnungen der außerklinischen Intensivpflege.
Tagespflege und mehrere Bereiche
Wer neben dem Pflegedienst eine Tagespflege betreibt, braucht zusätzlich Belegung, Fahrdienst und die Abrechnung nach § 41 SGB XI. Am wenigsten Doppelarbeit entsteht, wenn beide Bereiche dieselben Klienten- und Mitarbeiterdaten nutzen, gerade wenn Gäste der Tagespflege an anderen Tagen vom Pflegedienst zu Hause versorgt werden. nCara etwa bereitet die Abrechnung der Tagespflege zentral in myCortex vor, im selben Programm wie die des ambulanten Dienstes.
Deckt ihr mehrere Versorgungsbereiche mit einem Programm ab, rechnet die Preise je Bereich nach: CareSocial berechnet für die Intensivpflege 399 Euro im Monat statt 299 Euro für die ambulante Pflege; fragt dort nach, ob sich die Preise bei mehreren Bereichen addieren. euregon bietet die Tagespflege als eigene Erweiterung .snap Centro an.
Gründung, kleiner Dienst oder mehrere Standorte
Bei einer Neugründung sind die Ausgangsbedingungen oft eng gesteckt: Es gibt erst wenige Klienten, die Abrechnung muss sich noch einspielen und hohe Einmalkosten sind schwer zu stemmen. Sinnvoll sind deshalb transparente Monatskosten und Unterstützung beim Hinterlegen der Vergütungsvereinbarungen. CuraSoft bietet Gründerrabatte auf Anfrage, Acodia gewährt Diensten, die jünger als zwei Jahre sind, bis zu 20 Prozent Rabatt. Weitere Einstiegsangebote findet ihr in der Anbieterübersicht.
Macht die PDL Planung und Abrechnung selbst, zählt vor allem, dass die Rechnungen ohne Rückläufer und Absetzungen durchgehen. Dann sind ein Rechnungslauf, der die Leistungsnachweise automatisch übernimmt, eine Plausibilitätsprüfung vor dem Versand und ein Überblick über offene Posten und Kürzungen wichtiger als ein umfangreiches Controlling.
Mit dem zweiten Standort ändern sich die Anforderungen. Hat jeder Standort eigene Kassenverträge und eine eigene IK-Nummer, während das Personal zwischen den Teams wechselt, muss die Software die Standorte getrennt abrechnen und auswerten, Mitarbeiter und Klienten aber gemeinsam verwalten. Bei CareSocial deckt der Monatspreis beliebig viele Einrichtungen und IK-Nummern ab, das DMRZ verwaltet mehrere Standorte mit dem Servicepaket Gold für 24,99 Euro im Monat über einen gemeinsamen Zugang.
TI, KIM und elektronische Abrechnung: was bis Oktober 2027 laufen muss
Seit dem 1. Juli 2025 müssen ambulante Pflegedienste an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein (§ 341 Abs. 8 SGB V). Sanktionen sind bisher nicht geplant, schreibt die gematik. Der Druck kommt über die Abrechnung: Ab Herbst 2027 laufen Abrechnungsdaten und Leistungsnachweise nur noch per KIM; Leistungsnachweise auf Papier und der Versand außerhalb der TI fallen dann weg.
Die Termine im Überblick, Stand Oktober 2026:
Am Smartphone die Tabelle am besten ins Querformat drehen.
| Was | Seit / ab | Was die Software können muss |
|---|---|---|
| Anschluss an die TI mit Institutionskarte (SMC-B), elektronischem Heilberufsausweis für eine Person der Einrichtung, Kartenterminal, Konnektor oder TI-Gateway und KIM | Pflicht seit 1. Juli 2025 | KIM-Postfach integriert, Anbindung an die TI-Komponenten des Herstellers oder eines anderen Anbieters |
| Vollelektronische Abrechnung mit elektronischem Leistungsnachweis und digitaler Unterschrift für Pflegesachleistung, Verhinderungspflege und Entlastungsbetrag | möglich seit 1. April 2025; häusliche Krankenpflege und Beratungsbesuche folgen 2027, mit einer Erprobung ab Februar 2027 | Leistungsnachweis auf dem Mobilgerät unterschreiben lassen, Abrechnung per KIM versenden |
| Beschäftigtennummer der Pflegekraft in der Abrechnung | für Leistungen ab 1. Oktober 2025 | Nummer je Mitarbeiter hinterlegen und jeder Leistung zuordnen |
| Abrechnung ausschließlich innerhalb der TI, dann auch für Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI und häusliche Krankenpflege | ab 1. Oktober 2027 | KIM-Versand auch für Beratungsbesuche und häusliche Krankenpflege |
| Elektronische Verordnung häuslicher Krankenpflege | für Ärzte Pflicht seit 1. Juli 2026, technisch nach der gematik-Roadmap für das 2. Halbjahr 2027 vorgesehen | heute Muster 12 erfassen, später die elektronische Verordnung übernehmen |
| Elektronische Patientenakte: lesen und pflegerische Dokumente einstellen | Voraussetzungen seit 1. Juli 2025; Zugriff jeweils 90 Tage nach Einlesen der Gesundheitskarte | Zugriffsfristen je Klient im Blick behalten, Dokumente als PDF/A hochladen; bisher muss die Gesundheitskarte dafür im Büro eingelesen werden, das Einlesen beim Hausbesuch kündigt die gematik-Roadmap für das 2. Halbjahr 2026 an |
Für eure Softwareauswahl ergeben sich daraus zwei wichtige Konsequenzen.
Erstens: KIM und der elektronische Leistungsnachweis gehören heute in die Software, nicht in ein Zusatzprogramm. Die gematik weist darauf hin, dass Hersteller nicht verpflichtet sind, TI-Anwendungen in ihre Software einzubinden. Den elektronischen Leistungsnachweis oder die Abrechnung über KIM nennen von den Programmen in unserer Anbieterübersicht bereits ACS, CareSocial, Careville, CuraSoft (im Paket CURAGO), HyCARE, Komda, nCara (für SGB XI), .snap ambulant und Vivendi. meinpflegedienst.com bereitet die Abrechnung über die TI zur Testphase ab Februar 2027 vor. Bei den übrigen Programmen fragt im Gespräch nach, ab wann sie per KIM abrechnen.
Zweitens: Die Kosten der Anbindung, also Institutionskarte (SMC-B), elektronischer Heilberufsausweis für eine Person der Einrichtung, Kartenterminal, Konnektor oder TI-Gateway und KIM-Dienst, refinanziert die Pflegeversicherung über eine monatliche TI-Pauschale. CGM etwa bietet die Komponenten selbst an, CuraSoft über Dienstleister. Vergleicht die monatlichen TI-Kosten des Herstellers mit der TI-Pauschale und fragt, ob die Software auch mit dem TI-Zugang eines anderen Anbieters arbeitet.
Der Termin 1. Oktober 2027 ist schon einmal verschoben worden: Die ursprüngliche Vereinbarung von 2023 nannte den 1. Dezember 2026. Der neue Termin steht in den aktuellen Technischen Anlagen des GKV-Spitzenverbands für die Pflegekassen und für die häusliche Krankenpflege, beide vom Juni 2026. Auf eine weitere Verschiebung solltet ihr nicht bauen: Ab diesem Tag muss eure Software die Abrechnung per KIM versenden, für Pflegesachleistung, Verhinderungspflege, Entlastungsbetrag und Beratungsbesuche ebenso wie für die häusliche Krankenpflege. Für die häusliche Krankenpflege und die Beratungsbesuche gibt es das vollelektronische Verfahren bisher noch nicht; es wird ab Februar 2027 mit ausgewählten Beteiligten erprobt. Bis dahin bleibt es dort beim bisherigen Weg mit Leistungsnachweis auf Papier.
Bei der elektronischen Verordnung der häuslichen Krankenpflege ist die Lage anders herum. Ärzte sind seit dem 1. Juli 2026 gesetzlich verpflichtet, diese Verordnungen elektronisch auszustellen. Die Anwendung dafür sieht die gematik-Roadmap aber erst für das zweite Halbjahr 2027 vor. Bis dahin kommt die Verordnung weiter auf Papier, und eure Software sollte beides können: heute das Muster 12 erfassen, morgen die elektronische Verordnung übernehmen.
Wie der Umstieg in der Praxis laufen kann, hat die Evangelische Sozialstation Karlsruhe dem Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege beim GKV-Spitzenverband geschildert. Der erste Start mit KIM klappte dort nicht, erst ein zweiter Anlauf mit einzelnen Pflegekassen brachte die Abrechnung im November 2025 ins Laufen. Die Gesamt-PDL rät, nicht bis zuletzt zu warten: „Wenn alle in der Pflege erst kurz vor knapp starten, sind auch die Hersteller überfordert, weil sie nicht alle begleiten können.“
Eine zweite Hürde beschreibt die Diakoniestation Hesel-Jümme-Uplengen: Manche Pflegekassen nutzen mehrere KIM-Adressen, im Verzeichnis der gematik steht aber nur eine, und die Station pflegt die Angaben deshalb von Hand in ihrer Software nach. Fragt also vor dem Vertrag, wie der Hersteller den Umstieg begleitet und wer die Empfängeradressen der Kassen aktuell hält.
Tourenplanung und mobile Dokumentation im Alltag
Ob eine Software im Alltag wirklich entlastet, zeigt sich oft erst im Tourenalltag. Gerade bei Tourenplanung und mobiler Dokumentation gibt es drei Punkte, die ihr euch genauer ansehen solltet.
Der erste Punkt ist der Offline-Modus. Auch wenn bei einem Klienten kein Empfang besteht, muss die Pflegekraft Leistungen abzeichnen, Vitalwerte eintragen und den Pflegebericht schreiben können. Sobald wieder Netz verfügbar ist, sollten die Daten vollständig synchronisiert werden. Bärcare hat dafür einen Offline-Modus und stattet das Team mit vorkonfigurierten iPhones und iPads samt Mobilfunkvertrag aus. Offline-fähig ist auch die App von CGM VIYU; was die übrigen Programme dazu angeben, steht in der Übersicht. Wo dort nichts steht, fragt nach, ob die gesamte Dokumentation offline läuft oder nur die Leistungserfassung. Prüft außerdem, ob die App auf euren Diensthandys läuft: .snap ambulant gibt es nur für Android, Bärcare arbeitet nur mit den Apple-Geräten, die der Hersteller stellt.
Der zweite Punkt ist die Unterschrift. Beim elektronischen Leistungsnachweis unterschreibt der Klient einmal im Monat auf dem Mobilgerät, zum Monatsende oder zu Beginn des Folgemonats. Kann er das nicht, unterschreibt sein Vertreter, etwa die rechtliche Betreuerin oder ein Bevollmächtigter, auch über eine Angehörigen-App; für Fälle, in denen keine Unterschrift möglich ist, sehen die technischen Vorgaben eigene Kennzeichen vor. Nach der Unterschrift darf der Nachweis nicht mehr verändert werden. Die Software braucht also einen sauberen Monatsabschluss, in dem alle Einsätze vor der Unterschrift korrigiert sind, und für spätere Fehler die Korrekturrechnung, die das Verfahren eigens vorsieht.
Der dritte Punkt betrifft die Planung im Büro. Eine gute Tourenplanung zeigt nicht nur die Reihenfolge der Besuche, sondern berücksichtigt auch Fahrzeiten und die Wirtschaftlichkeit der Tour. CGM VIYU etwa holt die Fahrzeiten über eine Schnittstelle zu Google Maps und zeigt die Wirtschaftlichkeit direkt beim Planen. Fällt eine Pflegekraft aus, sollte sich ihre Tour mit wenigen Klicks auf Kolleginnen verteilen lassen, ohne dass Leistungsnachweis und Dienstplan auseinanderlaufen. Erfasst die App Arbeitszeiten oder Standorte, hat ein Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung dabei mitzubestimmen; das gehört vor die Einführung, nicht danach.
Auch für die Pflegedokumentation gibt es seit dem 1. Juli 2026 neue Maßstäbe und Grundsätze für die ambulante Pflege. Das Strukturmodell mit SIS erfüllt die Anforderungen, vorgeschrieben ist es aber nicht. Bei elektronischer Dokumentation müssen Klienten und die an der Versorgung Beteiligten plattformunabhängig und barrierefrei Einsicht nehmen können, und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Wichtige Stamm- und Notfalldaten liegen weiterhin auf Papier beim Klienten; die Software sollte diese Daten deshalb als Blatt ausdrucken können.
Was Software für ambulante Pflegedienste kostet
Nur ein Teil der Hersteller in unserer Übersicht veröffentlicht seine Preise. Dazu gehören unter anderem CuraSoft, CareSocial, das DMRZ und opta data für od | care. Ein direkter Vergleich ist trotzdem schwierig, denn hinter den Monatsbeträgen stecken sehr unterschiedliche Modelle:
- Monatspreis je Einrichtungstyp: CareSocial berechnet für einen ambulanten Pflegedienst 299 Euro im Monat, unabhängig von der Klientenzahl, plus einmalig 999 Euro für die Einrichtung; drei App-Lizenzen sind enthalten.
- Staffel nach Klienten oder Patienten: od | care staffelt die Tarife von 300 Euro im Monat für bis zu 50 Klienten bis 900 Euro für bis zu 500 (Steuerbasis nicht angegeben); abgerechnet wird dort über den Abrechnungsservice von opta data mit eigenen Gebühren. ACS rechnet in der Miete nach aktiven Patienten im Monat.
- Preis je Nutzer oder Mitarbeiter: Careville berechnet 15 Euro je Nutzer und Monat bei monatlicher Laufzeit, günstiger bei längerer Bindung.
- Kauf mit Wartung: CuraSoft kostet in der Kaufversion einmalig 4.000 Euro plus 169 Euro im Monat; als Miete 259 Euro im Monat ohne Kaufpreis; dazu kommen einmalige Integrationspakete ab 1.298 Euro.
- Grundgebühr plus Abrechnungsvolumen: Im Premium-Tarif, den das DMRZ für ambulante Pflegedienste vorsieht, sind für 179,99 Euro im Monat 30.000 Euro Abrechnungsvolumen enthalten, darüber fallen 0,6 Prozent an; der kleinste Tarif ab 59,99 Euro richtet sich an Neugründer und Betreuungsdienste, enthält aber noch keine digitale Unterschrift; die gibt es erst ab Advanced.
- Prozentsatz vom Abrechnungsvolumen: Bärcare berechnet einen festen Prozentsatz eurer Abrechnung und schließt dafür Software, Hardware und Abrechnung ein, auf Wunsch auch das Factoring.
Dazu kommen Kosten, die je nach Anbieter nicht im Grundpreis stecken: weitere App-Lizenzen, Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung, die Einrichtung und Datenübernahme, Schulungen und die TI-Komponenten. Bei CareSocial etwa kostet jede App-Lizenz über die drei enthaltenen hinaus 19 Euro im Monat, die digitale Unterschrift 79 Euro und die Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung je 39 Euro. CuraSoft gibt die Apps und seine TI-Schnittstelle im Paket CURAGO ab, das in der Kaufversion 80 Euro und in der Miete 70 Euro im Monat mehr kostet. Die TI-Komponenten refinanziert die Pflegeversicherung über die TI-Pauschale, die übrigen Posten nicht.
Achtet auf die Umsatzsteuer. Pflegedienste mit Versorgungsvertrag erbringen steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 16 UStG) und können deshalb keine Vorsteuer abziehen. Auf jeden Nettopreis in diesem Artikel kommen für euch also 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu, die ihr nicht zurückbekommt.
Eine zweite Kostenfrage ist, wer abrechnet. Rechnet ihr selbst über die Software ab, zahlt ihr nur die Software. Gebt ihr die Abrechnung an ein Abrechnungszentrum oder nutzt ihr Factoring, kommt ein Prozentsatz der Abrechnungssumme hinzu. Dafür übernimmt das Abrechnungszentrum Erstellung und Versand der Abrechnung, und beim Factoring zahlt der Dienstleister die Rechnungen vorab aus. CareSocial berechnet für seinen Abrechnungsservice CareFactoring im ambulanten Dienst 1,0 Prozent zuzüglich Umsatzsteuer je monatlichem Rechnungslauf, eine Vorfinanzierung ist optional. Wer die Abrechnung abgeben will, braucht eine Übergabe an den Dienstleister: CuraSoft etwa hat Schnittstellen zu Abrechnungsdienstleistern, nCara eine Übergabe an Factoring-Anbieter. Umgekehrt sieht nicht jedes Programm die eigene Abrechnung vor: od | care rechnet über den Abrechnungsservice von opta data ab, CGM VIYU direkt mit den Kostenträgern derzeit nur in Nordrhein-Westfalen und sonst über angebundene Abrechnungszentren.
Ein Teil der Investition kann gefördert werden. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI unterstützt die Pflegeversicherung digitale Anwendungen bis 2030 mit 40 Prozent der Ausgaben, höchstens 12.000 Euro pro Einrichtung; der Zuschuss lässt sich auf mehrere Anschaffungen verteilen. Dazu zählen digitale und technische Ausstattung sowie die dazugehörigen Schulungen. Den Antrag stellt ihr bei der Pflegekasse, die in eurem Bundesland dafür zuständig ist; ob auch Miet- und Abo-Modelle förderfähig sind, solltet ihr dort vorab klären.
Die Anbieter im Überblick
In der folgenden Übersicht findet ihr die Komplettlösungen, die wir für ambulante Pflegedienste recherchiert haben – alphabetisch sortiert. Grundlage sind die Herstellerseiten mit Stand Oktober 2026; bei Bärcare, CareSocial, CGM VIYU, CuraSoft und nCara sind zusätzlich Informationen aus unseren Interviews eingeflossen. Herstellerangaben geben wir so wieder, wie sie uns vorliegen. Die Preise verstehen sich netto, sofern nichts anderes dabeisteht. Als Komplettlösung berücksichtigen wir Programme, die Planung, mobile Erfassung und Kassenabrechnung abdecken.
Komplettlösungen für ambulante Pflegedienste
Acodia Care
- Hersteller: Acodia GmbH, Kleve
- Für wen: ambulante Pflegedienste jeder Größe, mit eigenen Lösungen für Intensivpflege, Tagespflege und Betreuungsdienste; Pakete vom Gründer bis zum Träger mit mehreren Standorten
- Planung und App: KI-gestützte Tourenvorschläge, Dienstplan mit Schichtwünschen und Zeiterfassung; App für iOS und Android mit Dokumentation vor Ort, Spracheingabe und Leistungsnachweis in der App
- Abrechnung und TI: Rechnungen an die Kostenträger auf Basis der je Kostenträger hinterlegten Vergütungen, Verordnungen der häuslichen Krankenpflege und der außerklinischen Intensivpflege mit Anträgen, Genehmigungen und KI-Scan; TI-Anbindung mit KIM, SMC-B und Kartenterminal als Paket
- Betrieb: Cloud, Nutzung im Browser und in der App
- Preis: Pakete Klein, Mittel und Groß ab 200 Euro im Monat, je nach Laufzeit, das Paket Klein mit fünf Mitarbeitern, jeder weitere kostet extra; bis zu 20 Prozent Rabatt für Dienste, die jünger als zwei Jahre sind
- Gut zu wissen: 30 Tage kostenloser Test ohne Zahlungsdaten
ACS-Ambulance
- Hersteller: Alpha Computer GmbH, Chemnitz
- Für wen: ambulante Pflege-, Betreuungs- und Intensivpflegedienste sowie Tagespflege
- Planung und App: Einsatz- und Tourenplan sowie Dienstplan als Zusatzmodule; ACS-Mobile für die Zeit- und Leistungserfassung, ACS-Mobile Tab für die Dokumentation auf dem Tablet
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI, Übersicht über offene Budgets bei Pflegesachleistung, Entlastung und Verhinderungspflege; Verordnungen über eine Bestellfunktion beim Arzt anfordern und digital zur Genehmigung an die Kasse schicken. TI-Grundmodul mit KIM und Zusatzmodul für den elektronischen Leistungsnachweis, TI-Anschluss über den Dienstleister curenect
- Betrieb: eigene IT (Installation nur unter Windows) oder ACS-Cloud im Rechenzentrum in Deutschland
- Preis: Miete ab 479 Euro im Monat für bis zu 50 aktive Patienten, gestaffelt bis 1.279 Euro ab 250 Patienten (Steuerbasis nicht angegeben); Kaufpreis nicht veröffentlicht
- Gut zu wissen: 30 Tage kostenloser Test auf den Demo-Servern des Herstellers
Bärcare
- Hersteller: KPS Software GmbH, Bremen
- Für wen: ambulante Pflegedienste und Betreuungsdienste
- Planung und App: Touren- und Dienstplanung mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit und Fuhrparkverwaltung in der iPad-App BärControl; Dokumentation und Leistungsnachweis in der iPhone-App BärTeam, mit Offline-Modus
- Abrechnung und TI: elektronische Übermittlung an die Datenannahmestellen nach euren Vergütungsvereinbarungen, ob Leistungskomplexe, Zeiteinheiten oder Pauschalen; Verordnungen mit Ablaufdaten. Optionales Factoring mit allen Kostenträgern, auch Sozialhilfeträgern und Selbstzahlern; TI-Anbindung über einen spezialisierten Dienstleister
- Betrieb: eigene Cloud im deutschen Rechenzentrum, C5-Zertifizierung (Sicherheitsnachweis des BSI für Cloud-Dienste); vorkonfigurierte iPhones und iPads mit Mobilfunkvertrag gehören zum Paket
- Preis: fester Prozentsatz des Abrechnungsvolumens, der je Dienst festgelegt wird; enthalten sind Software, Hardware, Abrechnung und Weiterbildung, auf Wunsch Factoring. Kurze Mindestlaufzeit, drei Monate Kündigungsfrist
- Gut zu wissen: Bärcare läuft nur mit den Apple-Geräten, die der Hersteller stellt
Birdie
- Hersteller: Birdie Care Services Germany GmbH, Berlin; Betreiber der Plattform ist die britische Birdie Care Services Limited
- Für wen: ambulante Pflegedienste; Birdie nimmt in Deutschland derzeit keine neuen Kunden auf (Stand Oktober 2026)
- Planung und App: Touren- und Dienstplanung mit Fahrzeiten und Routen; Pflege-App für Android und iOS mit Offline-Modus
- Abrechnung und TI: Rechnungsversand per Datenträgeraustausch, Verordnungsmanagement mit Anträgen für Folgeverordnungen; zu TI und KIM liegt keine Angabe vor
- Betrieb: Cloud, gehostet bei Amazon Web Services in Frankfurt
- Preis: keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Birdie will sich bei Interessenten melden, sobald wieder neue Kunden aufgenommen werden; Angebote und Termine auf den deutschen Produktseiten stammen noch aus 2024
C&S CareOffice und MCD
- Hersteller: C&S EDV-Service und Entwicklung GmbH, Augsburg
- Für wen: ambulante Alten- und Behindertenhilfe und betreutes Wohnen, vor allem Träger der Sozialwirtschaft
- Planung und App: erlösorientierte Touren- und Einsatzplanung mit Prüfung nach Qualifikation, Wunsch- und Arbeitszeit, Dienstplan mit Soll-Ist-Vergleich; Dokumentation auf dem Smartphone mit MCD Doku2Go
- Abrechnung und TI: Verwaltung und Abrechnung in CareOffice mit Prüfung des Datenträgeraustauschs, patientenspezifischen Leistungsnachweisen und Übersicht über auslaufende Genehmigungen; KIM über MCD, weitere TI-Verfahren wie die elektronische Patientenakte sind angekündigt
- Betrieb: CareOffice als Windows-Software lokal oder auf dem Terminalserver, MCD in der Microsoft-Cloud in Rechenzentren in Frankfurt und Berlin
- Preis: Dokumentation MCD Komfort für ambulante Einrichtungen ab 150 Euro im Monat; für CareOffice keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Mit TIPaaS bietet C&S den TI-Anschluss auch für Software anderer Hersteller an; Schnittstelle zu DATEV
CareOline
- Hersteller: opta data Care GmbH, Essen
- Für wen: ambulante Pflegedienste und Sozialstationen, auch Tagespflege, Intensivpflege, Nachbarschaftshilfen und Essen auf Rädern
- Planung und App: Touren-, Dienst- und Einsatzplanung als Zusatzmodul; App für Android mit Leistungserfassung und Zeiterfassung
- Abrechnung und TI: Abrechnung, Leistungsnachweise und elektronische Übertragung der Abrechnungsdaten an die Krankenkassen, Verordnungsmanagement mit Erinnerungsfunktion; TI-Anbindung über TI-Gateway und easyTI, KIM
- Betrieb: Desktop-Anwendung mit App
- Preis: modular, ihr zahlt nur die gebuchten Module; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Pflegedokumentation, Zeitwirtschaft und Buchhaltung kommen als Zusatzmodule hinzu
CareSocial
- Hersteller: CareSocial GmbH, Dresden
- Für wen: ambulante Pflegedienste, Intensivpflege, Tagespflege und Betreuungsdienste
- Planung und App: Touren- und Dienstpläne mit Wunschdienstplan; App CareSmart für iPhone und Android mit GPS-Auswertung der Touren
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI, Kostenvoranschläge auch für Sozialhilfe und Privatleistungen, Wiedervorlage für Verordnungen, Mahnwesen; Konformitätsprüfung für den elektronischen Leistungsnachweis seit März 2026 bestanden; KIM und elektronische Patientenakte über TI4HEALTH
- Betrieb: Cloud-Server im Rechenzentrum, BSI-C5-Testat Typ 2
- Preis: ambulante Pflege und Tagespflege je 299 Euro im Monat, Betreuungsdienst 199 Euro, Intensivpflege 399 Euro; einmalig 999 Euro für die Einrichtung, 24 Monate Laufzeit. Drei App-Lizenzen sind enthalten, jede weitere kostet 19 Euro im Monat, die digitale Unterschrift 79 Euro
- Gut zu wissen: 30 Tage kostenloser Test; mit CareFactoring bietet der Hersteller einen eigenen Abrechnungsservice mit optionaler Vorfinanzierung
Careville
- Hersteller: Careville GmbH, Dingolfing
- Für wen: ambulante Pflegedienste, vor allem Gründer sowie kleine und mittlere Dienste
- Planung und App: Tourenplanung mit Live-Karten und Wegberechnung, Dienstplan mit Wunschzeiten und KI-Prüfung; App für Android und iOS, in der Pflegekräfte bei Ausfall die Tour eines Kollegen übernehmen, Leistungen und Vitalwerte erfassen, die Unterschrift einholen und ihre Arbeitszeit erfassen
- Abrechnung und TI: Abrechnung direkt mit den Kassen über ein zertifiziertes Modul nach SGB V, XI und XII, ohne Bindung an ein Abrechnungszentrum; Abrechnung über die TI, Verordnungsmanagement, KIM-Postfach und TI als Service für 169 Euro je SMC-B-Karte im Monat
- Betrieb: Cloud, Rechenzentren in Deutschland
- Preis: 15 Euro je Nutzer und Monat bei monatlicher Laufzeit, 12,90 Euro bei einem Jahr, 11,85 Euro bei drei Jahren; Start-up-Tarif für Neugründungen 9 Euro je Nutzer und Monat
- Gut zu wissen: 30 Tage kostenloser Test nach einem Beratungsgespräch, monatlich kündbar
CGM VIYU
- Hersteller: CGM Clinical Deutschland GmbH, Koblenz
- Für wen: ambulante Pflegedienste jeder Größe
- Planung und App: digitale Stecktafel mit Google-Maps-Anbindung, Fahrzeiten und Wirtschaftlichkeit beim Planen, Dienstplan mit Plan-Ist-Abgleich; offline-fähige App für Zeiten, Leistungen und gesprochene Pflegeberichte
- Abrechnung und TI: Leistungskataloge für SGB XI und SGB V nach den Rahmenverträgen der Bundesländer hinterlegt, Statusübersicht für die Verordnungen der häuslichen Krankenpflege; abgerechnet wird über angebundene Abrechnungszentren, die Abrechnung mit den Kostenträgern unterstützt VIYU derzeit für Nordrhein-Westfalen, weitere Bundesländer sind in Planung. TI-Anbindung über das CGM-Rechenzentrum mit KIM und TI-Messenger, die Anbindung an die elektronische Patientenakte ist in Vorbereitung und im Preis enthalten
- Betrieb: Cloud aus zwei räumlich getrennten Rechenzentren, C5
- Preis: Monatspreis nach Zahl der versorgten Klienten, Einstieg ab 289 Euro (Steuerbasis nicht angegeben), ohne Lizenzen je Arbeitsplatz, Gerät oder Modul
- Gut zu wissen: Arzt- und Kassendaten für ganz Deutschland sind bereits im Programm hinterlegt
CuraSoft
- Hersteller: Cura-Soft Pflegesoftware GmbH, Hamburg
- Für wen: ambulante Pflegedienste und außerklinische Intensivpflege; Rabatte für Existenzgründer
- Planung und App: Touren aus dem Dienstplan, Fahrzeiten aus den erfassten Zeiten, Live-Übersicht aller Touren; Apps der Plattform CURAGO für Tour, Vitalwerte, Unterschrift, Zeiterfassung und für Einrichtungen ohne Tour
- Abrechnung und TI: Abrechnung per Datenaustausch direkt an die Kassen oder über Schnittstellen zu Abrechnungsdienstleistern, elektronischer Leistungsnachweis mit CURAGO, Verordnungen und Rezepte über die TI bestellen; KIM integriert, TI-Anschluss über Dienstleister
- Betrieb: Windows-Software mit eigenem Server oder gehostet bei Hosting-Dienstleistern in Rechenzentren in Frankfurt
- Preis: Kauf 4.000 Euro einmalig plus 169 Euro im Monat oder Miete 259 Euro im Monat; mit Apps und TI-Schnittstelle (CURAGO) 249 bzw. 329 Euro im Monat; einmalige Integrationspakete ab 1.298 Euro
- Gut zu wissen: Keine Limits bei Patienten und Nutzern; beim Umstieg übernimmt CuraSoft die Stammdaten, Verlaufsdaten wie Leistungsnachweise und Dienstpläne nicht
DMRZ-Pflegesoftware
- Hersteller: Deutsches Medizinrechenzentrum GmbH, Düsseldorf
- Für wen: ambulante Pflegedienste, Intensivpflege, Tagespflege, Betreuungsdienste und Pflegeberater
- Planung und App: Tourenplanung mit automatischer Optimierung und Kostenampel je Tour, Dienstplan und Arbeitszeitkonten; Pflege-App für Android und als Web-App für das iPhone, mit Leistungserfassung und Foto-Erfassung von Verordnungen
- Abrechnung und TI: direkte Abrechnung per Datenträgeraustausch mit Pflege- und Krankenkassen inklusive Mahnwesen, Verordnungsmanagement mit Texterkennung; TI-Anschluss mit Kartenterminal und KIM-Adresse aus einer Hand
- Betrieb: Cloud, Server in Frankfurt am Main, C5-Testat
- Preis: Basic 59,99 Euro, Advanced 119,99 Euro, Premium 179,99 Euro im Monat, mit 10.000, 20.000 bzw. 30.000 Euro Abrechnungsvolumen, darüber 0,8 bis 0,6 Prozent; dazu ein Servicepaket ab 3,99 Euro im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit
- Gut zu wissen: Dienstplan, Arbeitszeitkonten und die digitale Unterschrift gibt es ab Advanced, die Pflegedokumentation erst im Premium-Tarif; 14 Tage kostenloser Test
huskycare
- Hersteller: Husky Care Deutschland Vertriebs GmbH, Hannover
- Für wen: ambulante Pflegedienste mit und ohne Tagespflege, von kleinen Teams bis zu großen Trägern
- Planung und App: automatisch erzeugte Touren und automatisierte Dienstplanung; App für Android und iOS für Pflege- und Hauswirtschaftskräfte, ein Offline-Modus ist in Entwicklung
- Abrechnung und TI: Abrechnung per Datenträgeraustausch an die Kassen, auf Wunsch getrennt nach Hauswirtschaft, Behandlungspflege und Tagespflege; zu TI und KIM liegt keine Angabe vor
- Betrieb: webbasierte Cloud, ISO 27001
- Preis: Festpreis pro Person und Monat; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Ambulante Pflege und Tagespflege werden mit demselben Personalstamm gemeinsam geplant und abgerechnet; Erlöse fließen an DATEV
HyCARE ambulant
- Hersteller: HyCARE Organisationsberatung und Softwarelösungen für Pflegeeinrichtungen GmbH, Berlin (opta data Gruppe)
- Für wen: Pflegedienste aller Größen, mit eigenen Ausgaben für Intensivpflege und Hospiz; Paket für Existenzgründer
- Planung und App: Touren- und Einsatzplanung nach dem Stecktafelprinzip mit Optimierung über Google Maps, Dienstplan mit Arbeitszeitkonten; App für Android und iOS mit Leistungs- und Zeiterfassung, Zeiterfassung per NFC und GPS
- Abrechnung und TI: Datenaustausch für alle SGB-XI-Leistungsarten sowie für häusliche Krankenpflege, Haushaltshilfe und Fahrdienst nach SGB V, Privat- und Sozialamtsrechnungen; Online-Bewilligung der häuslichen Krankenpflege über egeko; KIM-Schnittstelle, SGB-XI-Datenaustausch über KIM
- Betrieb: Windows-Software als Einzelplatz oder im Netzwerk mit eigenem Server
- Preis: Kauf oder Miete; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Übergabe an Abrechnungszentren wie RZH, AS Bremen und BFS; Schnittstellen zu DATEV und Lodas
Komda Ambulant
- Hersteller: Komda Software GmbH, Oldenburg (bis Januar 2026 Zapf Systemhaus GmbH)
- Für wen: ambulante Pflegedienste, mit eigener Ausgabe für Betreuungsdienste, auch mit Tagespflege
- Planung und App: Tourenplan mit KI-gestützter Routenoptimierung, Dienstplan und Zeiterfassung; Komda Mobile mit Spracherkennung, Offline-Modus und digitaler Unterschrift
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch nach SGB V und SGB XI, Anbindung an Factoring-Dienstleister, wahlweise mit Vorfinanzierung; über KIM Verordnungen empfangen, Leistungsnachweise an Kassen übermitteln und mit Ärzten kommunizieren, TI-Anschlusspaket über die Plattform des Herstellers buchbar
- Betrieb: Einzelplatz, Netzwerk, Zentralserver oder Rechenzentrum (Windows-Cloud, Hosting)
- Preis: Kauf, Finanzkauf, Miete, Cloud oder Hosting; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Testzugang auf Anfrage; Schnittstellen zu DATEV und Lohnprogrammen
MD Ambulant (MEDIFOX DAN)
- Hersteller: MEDIFOX DAN GmbH, Hildesheim
- Für wen: ambulante Pflegedienste, mit eigenen Lösungen für Intensivpflege, Betreuungsdienste, Tagespflege und Neugründer
- Planung und App: KI-gestützte Tourenplanung mit Planvorschlägen, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung MD Time; Apps MD CarePad für das iPad (offline) und MD CareMobile für iOS und Android
- Abrechnung und TI: Rechnungen nach euren Vergütungsvereinbarungen direkt an die Kassen, digitale Unterschriften für Leistungen nach § 39 und § 45b SGB XI und für Abtretungen, digitales Verordnungsmanagement mit Beantragung bei der Kasse; KIM-Schnittstelle; Abrechnungsdienst MD Finance optional
- Betrieb: eigene IT oder MD Hosting in deutschen Rechenzentren
- Preis: Kauf, Leasing oder Abo; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Bestehende Installationen lassen sich an einem abgestimmten Datum in das MD Hosting umziehen; Schnittstellen zu Lohn- und Finanzbuchhaltung
meinpflegedienst.com
- Hersteller: dealSoft GmbH, Frankfurt am Main
- Für wen: ambulante Pflege- und Betreuungsdienste; Verordnungen der Intensivpflege lassen sich erfassen, ein eigenes Add-on für Intensivpflegedienste ist in Planung
- Planung und App: Tourenplan per Drag and Drop mit Fahrzeiten über Google Maps, Dienstplan; mobile Datenerfassung per App für iOS und Android, in der Preisliste als Teil des Tarifs Premium geführt
- Abrechnung und TI: Rechnungen nach SGB V, SGB XI, SGB XII und an Selbstzahler, Datenträgeraustausch für die gängigen ambulanten Leistungsarten, Verordnungen der häuslichen Krankenpflege und der außerklinischen Intensivpflege; Primärsystem in der TI mit integriertem KIM, TI-Anschluss über einen Dienstleister, Abrechnung über die TI zur Testphase ab Februar 2027 in Vorbereitung
- Betrieb: webbasiert, Cloud mit automatischen Backups
- Preis: Standard 149 Euro, Premium 199 Euro im Monat, jeweils inklusive Umsatzsteuer (netto rund 125 bzw. 167 Euro); keine Mindestlaufzeit, drei Monate Kündigungsfrist zum Quartalsende
- Gut zu wissen: Test ohne Anmeldung; Schnittstellen zu DATEV und Factoring-Anbietern
MICOSkonzept
- Hersteller: VRG GmbH, Oldenburg (Marke MICOS)
- Für wen: Träger der Altenhilfe mit ambulanten und stationären Angeboten
- Planung und App: Tourenplanung gekoppelt an den Dienstplan, mobile Arbeitszeiterfassung per App; App MICOSnext.Pflegekraft mit Touren, Einsätzen und erbrachten Leistungen
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V, Überwachung von Budgetgrenzen der Kostenzusagen und von Verordnungen; TI-Anbindung durch den Hersteller
- Betrieb: Private Cloud im eigenen Rechenzentrum in Deutschland
- Preis: monatlicher Festpreis pro Nutzer; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Finanzbuchhaltung im selben Programm, nach IDW PS 880 zertifiziert
myneva
- Hersteller: myneva Group GmbH, Essen
- Für wen: ambulante Dienste bis Komplexträger, mit drei Produktlinien für die ambulante Pflege: myneva.swing, myneva.dm7 (früher DM7) und myneva.go-on (früher GO ON)
- Planung und App: swing plant Touren aus automatisch erzeugten Einsätzen und Dienstpläne nach gängigen Tarifverträgen, mit offline-fähiger Mobillösung; dm7 bringt einen Regelassistenten für den Dienstplan und die App dm7 mobile mit; go-on hat eine App mit Leistungserfassung, Touren- und Routenplanung, Zeiterfassung und Offline-Funktion
- Abrechnung und TI: swing mit Schnittstelle für den Datenträgeraustausch und weitgehend automatisierter Abrechnung; für dm7 TI-Anbindung mit KIM über das Rechenzentrum von akquinet, 510 Euro einmalig und 199,20 Euro im Monat je Einrichtung
- Betrieb: dm7 in der Cloud mit Servern in Deutschland, go-on lokal oder im Rechenzentrum von myneva
- Preis: keine veröffentlichte Preisliste für die Software
- Gut zu wissen: dm7 hat ein eigenes Modul für die außerklinische Intensivpflege, go-on deckt auch Hilfen im Alltag und Tagespflege ab
nCara
- Hersteller: nCara GmbH, Berlin (früher NOVENTI Care GmbH)
- Für wen: vom frisch gegründeten Einzeldienst bis zum Träger mit mehreren Standorten; ambulante Pflegedienste, Betreuungsdienste, Wohngemeinschaften und Tagespflege
- Planung und App: Tourenplanung mit Fahrzeit-, Pausen- und Startzeitberechnung, Dienstplanung mit Vor-, Soll-, Ist- und Abwesenheitsplanung; App myCara für iOS und Android mit Touren, Leistungen, Berichten, Vitalwerten, Wunden und Zeiterfassung
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch für SGB V und SGB XI, elektronischer Leistungsnachweis nach SGB XI, für SGB V in Umsetzung und für Ende 2026 geplant; Verordnungsmanagement für Muster 12 und 63 (Palliativversorgung) mit Genehmigungsanträgen und Folgeverordnungen, Factoring-Übergabe und Mahnwesen; integrierter KIM-Client
- Betrieb: Windows-Client ohne eigenen Server, die Daten liegen zentral bei nCara in Deutschland
- Preis: Monatsgebühr nach Größe des Dienstes; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Neukunden erhalten die aktuelle Software myCortex mit der App myCara; Lohn-Export unter anderem an DATEV, LODAS, LOGA, Addison und Sage
od | care
- Hersteller: opta data Care GmbH, Essen (opta data Gruppe)
- Für wen: ambulante Pflegedienste bis 500 Klienten
- Planung und App: Dienstplan mit Schichten, Verfügbarkeiten, Personalbedarf und Hinweisen auf Fehlplanungen, Tourenplan in der App; App od | care mobile für Android und iOS mit Leistungs- und Arbeitszeiterfassung und Spracheingabe; Wunddokumentation mit Fotoverlauf
- Abrechnung und TI: Abrechnung nach SGB V und SGB XI über den Abrechnungsservice von opta data, der eigene Gebühren berechnet; Datenübermittlung über die TI, zu KIM und elektronischem Leistungsnachweis liegt keine Angabe vor
- Betrieb: im Browser, Hosting in Deutschland
- Preis: Tarif S 300 Euro im Monat plus 1.000 Euro einmalig (24 Monate, bis 50 Klienten), M 550 Euro plus 500 Euro einmalig (24 Monate, bis 150), L 700 Euro (12 Monate, bis 250), XL 900 Euro (12 Monate, bis 500); Steuerbasis nicht angegeben
- Gut zu wissen: Jeder Tarif enthält alle Funktionen, die Tarife unterscheiden sich nach Zahl der Klienten und Zugänge sowie nach Laufzeit; der Sprachassistent versteht etwa 50 Sprachen
PflegeOffice
- Hersteller: D&S Datensysteme, Kassel (Inhaber Uwe Dittmann)
- Für wen: ambulante Pflegedienste, Betreuungsdienste und Sozialstationen, auch Tages- und Intensivpflege
- Planung und App: Dienstplan mitarbeiter- oder kundenbezogen, Tourenplanung mit Google Maps als Zusatzmodul; mobile Erfassung über die App factis-mobil oder per Laptop beim Klienten
- Abrechnung und TI: Datenträgeraustausch für § 302 SGB V, § 105 SGB XI und § 45b SGB XI, automatische Aufteilung bei Beihilfe, Kostenvoranschläge auch für Sozialhilfe und Privatleistungen, Verwaltung von Verordnungsanforderungen; zu TI und KIM liegt keine Angabe vor
- Betrieb: lokale Arbeitsplatzlizenzen mit Server im Büro
- Preis: Basismodul 1.200 Euro einmalig, jeder weitere Arbeitsplatz 350 Euro, Wartung 65 Euro im Monat; Zusatzmodule einmalig, etwa Dienst- und Tourenplan 750 Euro
- Gut zu wissen: keine Begrenzung bei Klienten- und Mitarbeiterzahl; Schnittstellen zu DATEV Finanzbuchhaltung und Lohn
PflegeX
- Hersteller: Multicom Software GmbH, Trittau
- Für wen: ambulante Pflegedienste, auch mit Alltagsbetreuung und Tagespflege
- Planung und App: Modul PflegeX Tour für Pflege-, Hauswirtschafts- und Betreuungstouren, Modul Personal mit Soll- und Ist-Zeiten; mobile Erfassung über PflegeX Mobil mit der App factis eines Drittanbieters
- Abrechnung und TI: selbst abrechnen mit verschlüsseltem Versand oder Daten an ein Abrechnungscenter exportieren; Modul Telematik mit KIM, auslaufende Verordnungen per KIM beim Arzt anfragen
- Betrieb: lokale Installation auf eigenem Server oder PflegeX Cloud
- Preis: Kauf oder Lizenzmiete, beliebig viele Klienten ohne Aufpreis; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Statt einer Standard-Demo bietet Multicom ein persönliches Gespräch an
SENSO Mobil
- Hersteller: Sigma Gesellschaft für Systementwicklung und Datenverarbeitung mbH, Erlangen (develop group)
- Für wen: ambulante Pflege- und Betreuungsdienste, vom einzelnen Standort bis zum Komplexträger
- Planung und App: Tourenplan und Dienstplan; offline-fähige App mit Pflegedokumentation, Leistungs- und Zeiterfassung sowie Fahrtenbuch
- Abrechnung und TI: Modul Verwaltung für Organisation und Abrechnung; Anwendungen der TI, Austausch über KIM
- Betrieb: browser- und cloudbasiert, deutsche Rechenzentren
- Preis: keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Anbindung an DATEV
Sinfonie
- Hersteller: Sinfonie GmbH & Co. KG, Hennigsdorf
- Für wen: Einrichtungen und Träger der Altenhilfe aller Größen, ambulant und stationär, besonders Komplexträger
- Planung und App: Tourenplanung auf Basis ärztlicher Verordnungen und vereinbarter Leistungen in Steckkarten- oder Kalenderansicht; App Sinfonie Touch mit Tourenplänen als kostenpflichtiges Add-on
- Abrechnung und TI: SEPA-Einzug für Selbstzahler und Datenaustausch nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI, auch für häusliche Krankenpflege und außerklinische Intensivpflege; Telematik-Paket aus einer Hand, Rezeptanforderungen per KIM
- Betrieb: Desktop-Anwendung, auch in der Cloud betreibbar
- Preis: nach Anforderungen und Fachbereichen; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Dienstplan über eine kostenpflichtige Schnittstelle; Schnittstellen zu mehr als 30 Finanz-, Lohn- und Gehaltsprogrammen; statt einer Demo gibt es einen Infotermin
.snap ambulant
- Hersteller: euregon AG, Augsburg
- Für wen: vom Gründer bis zu großen Einrichtungen und Verbänden; Einstiegspaket STARTER für kleine Dienste, Erweiterungen für Intensivpflege (Intensiv-Vital) und Tagespflege (.snap Centro)
- Planung und App: Tourenplanung mit Routenplan in Google Maps, Dienstplan mit automatischer Arbeitszeiterfassung; Smartphone-App für Android mit elektronischem Leistungsnachweis und Unterschrift des Klienten, Klientenakte auch im Funkloch, dazu eine Lösung für Windows-Tablets
- Abrechnung und TI: Abrechnung mit bundesland- und kassenspezifischen Regeln, Verordnung und Genehmigung im SGB-V-Bereich gemeinsam, Verordnungen per Barcode einscannen; KIM, TI-Gateway und vollelektronische Abrechnung
- Betrieb: lokal oder in der .snap Cloud in Deutschland
- Preis: regulärer Preis für STARTER nicht veröffentlicht; Aktionspreise bis 31.12.2026 als Kauf: 6.990 Euro für bis zu 30 Patienten, 7.990 Euro bis 50 und 9.990 Euro bis 70, Wartungsvertrag zusätzlich; für die Vollversion keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung, Auswertungen mit dem Kennzahlensystem nach Sießegger
Vivendi NG Ambulant
- Hersteller: Connext Communication GmbH, Paderborn
- Für wen: kleinere ambulante Dienste bis Träger mit vielen Einrichtungen und Hilfearten
- Planung und App: Touren- und Einsatzplanung mit Routenplaner, verknüpft mit dem Dienstplan Vivendi PEP; Vivendi Mobil für Leistungs- und Zeiterfassung
- Abrechnung und TI: zertifizierter Datenaustausch nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI, Verwaltung von Verordnungen und Pflegeaufträgen; KIM, Zugriff auf die elektronische Patientenakte und KIM-basierter Datenaustausch mit den Pflegekassen, im März 2026 von der ITSG zertifiziert
- Betrieb: Connext Cloud im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Paderborn
- Preis: in der Cloud Kosten pro Nutzer; keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: Module für Hausnotruf und Menüservice; Schnittstelle zum Online-Factoring
WinDIA Ambulant
- Hersteller: ATS Computersysteme GmbH, Bad Frankenhausen
- Für wen: ambulante Pflegedienste, mit eigenem Modul für die Tagespflege
- Planung und App: Einsatzplanung nach dem Stecktafelprinzip mit Touren, Dienstplan mit Anschluss an eine Zeiterfassung; Android-App mit NFC für Arbeitszeit, Einsätze, Leistungen und Vitalwerte
- Abrechnung und TI: Leistungen nach SGB V und SGB XI einschließlich Verhinderungspflege und Entlastungsbetrag, Hauswirtschaft nach § 38 SGB V und Privatleistungen, Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI, Rechnungen an Ämter; Verordnungen mit Genehmigungsverfahren und Antragsverfolgung; zu TI und KIM liegt keine Angabe vor
- Betrieb: zur Betriebsart liegt keine Angabe vor
- Preis: keine veröffentlichte Preisliste
- Gut zu wissen: zertifizierte DATEV-Schnittstelle; Übergabe an BFS und andere Abrechnungsdienste
Software für Teilbereiche
Diese Programme decken nur einen Teil der Arbeit eines Pflegedienstes ab oder richten sich an angrenzende Einrichtungen:
- Alberta: für Homecare-Versorger und Wundzentren mit Abrechnung der Wundversorgung nach § 132a SGB V; ausdrücklich nicht für die ambulante Pflege nach SGB XI konzipiert
- ITbuddy.Care: Touren-, Dienst- und Dokumentationsplattform für ambulante und stationäre Pflege; die Kassenabrechnung per Datenträgeraustausch und der elektronische Leistungsnachweis sind noch in Entwicklung
- TimeLine Sozial+: Verwaltung und Abrechnung, auch für Einrichtungen der ambulanten Betreuung
- CGM SOZIAL und H4C CareViva: Software für Träger der Sozialwirtschaft mit Bausteinen für die ambulante Pflege
- Alltagsbegleitung.SOFTWARE und myDispo: Planung und Abrechnung für Betreuungsdienste nach § 45b SGB XI
- Pflegeberatung.SOFTWARE: Steuerung der Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI
- Aplano: Dienstplanung für Pflegedienste
- Dokuna: SIS und Maßnahmenplan für ambulante Pflegedienste
Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für die ambulante Pflege?
Eine passende Lösung sollte eure Leistungsarten abrechnen, eine mobile App für die Tour bieten und schon heute die Abrechnung per KIM unterstützen. Welche Funktionen wichtig sind, hängt vom Betrieb ab: Ein Betreuungsdienst braucht anderes als ein Dienst für außerklinische Intensivpflege. Die wichtigsten Unterschiede erklären wir im Abschnitt zum Leistungsmix.
Welche Tools braucht ein ambulanter Pflegedienst neben der Pflegesoftware?
Für die TI braucht ihr eine Institutionskarte (SMC-B), einen elektronischen Heilberufsausweis für eine Person der Einrichtung, ein E-Health-Kartenterminal, einen Konnektor oder TI-Gateway-Zugang und einen KIM-Dienst. Dazu kommen Smartphones oder Tablets für das Team und eine Lösung für Lohn und Finanzbuchhaltung, an die die Software ihre Daten übergibt. Manche Hersteller liefern Geräte und TI-Anbindung mit, andere arbeiten mit Dienstleistern.
Welche Software ist die beste für Pflegedienste?
Die eine beste Software für alle gibt es nicht. Ein neu gegründeter Dienst mit zwanzig Klienten braucht vor allem kalkulierbare Kosten und einen unkomplizierten Einstieg. Ein Träger mit mehreren Standorten muss dagegen getrennte Abrechnungen und eine gemeinsame Personalplanung abbilden können. Lasst euch deshalb zwei oder drei Programme anhand konkreter Alltagssituationen zeigen – zum Beispiel beim Monatsabschluss, bei einer Folgeverordnung oder wenn eine Pflegekraft kurzfristig ausfällt.
Fazit
Welches Programm am besten passt, hängt von euren Leistungen und Abläufen ab: Ein Betreuungsdienst kommt oft mit einem schlanken Tarif für den Entlastungsbetrag aus. Ein klassischer ambulanter Pflegedienst braucht dagegen ein Verordnungsmanagement, das rechtzeitig an fällige Folgeverordnungen erinnert. Bei einem Intensivpflegedienst stehen Schichtplanung und Protokolle stärker im Vordergrund als Touren. Besonders teuer wird es, wenn die Software eure Leistungen nicht vollständig abrechnen kann oder ab Oktober 2027 den KIM-Versand nicht unterstützt. Lasst euch deshalb den elektronischen Leistungsnachweis und die Abrechnung per KIM vor Vertragsabschluss an Beispielen aus eurem Alltag zeigen.
Software für Pflegeheime findet ihr in unserem Vergleich der Pflegesoftware für alle Versorgungsformen. Wenn ihr die Auswahl schnell eingrenzen wollt, filtert unser Schnell-Check die Programme nach eurem Betrieb und den Funktionen, die ihr braucht.