nCara als Pflegesoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit nCara

Wir haben die nCara GmbH über ihre Pflegesoftware ausgefragt.

Die Antworten der nCara GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Pflege-Software in 3 Sätzen. Gehen Sie dabei auch darauf ein, ob sich Ihre Software an ambulante Pflegedienste oder stationäre Pflegeheime richtet (oder beides).

nCara ist eine spezialisierte Pflegesoftware für ambulante Pflegedienste und teilstationäre Einrichtungen (Tagespflege) in Deutschland. Unser Hauptprodukt myCortex ist eine KI-gestützte Komplettlösung, die Klientenverwaltung, Tourenplanung, Dienstplanung, Pflegedokumentation, Abrechnung und Controlling in einem System vereint. Als einziger DATEV Premium Partner in der Kategorie und mit über 35 Jahren Markterfahrung begleiten wir mehr als 1.500 Pflegedienste von der Gründung bis zum Wachstum — mit einem festen persönlichen Ansprechpartner statt anonymem Callcenter.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Einziger DATEV Premium Partner in der Kategorie — zertifizierte Direktschnittstelle, keine manuellen Zwischenschritte
    • Kein eigener Server nötig — myCortex läuft über einen Windows-nativen Client ohne lokale IT-Infrastruktur
    • Konsequente Spezialisierung auf ambulante und teilstationäre Pflege — kein stationärer Ballast, keine Kompromisslösungen
    • KI-gestützte Spracheingabe (Medical Speech-to-Text) direkt in der mobilen App myCara
    • Fester persönlicher Ansprechpartner — 92 % aller Support-Anfragen in unter 5 Stunden gelöst
    • Dediziertes Onboarding-Programm für Neugründer
    • Kontinuierliche gesetzliche Updates automatisch — kein manueller Installationsaufwand

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

nCara ist bewusst nicht für die stationäre Pflege konzipiert. Pflegeeinrichtungen, die sowohl ambulante als auch vollstationäre Bereiche unter einem Dach verwalten möchten, finden bei nCara keine Universallösung. Das ist eine bewusste strategische Entscheidung: Tiefe Spezialisierung statt breitem Bauchladen

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

myCortex (Neukunden): Läuft über einen Windows-nativen Client — kein eigener Server, keine lokale Serverinfrastruktur beim Kunden. Ortsunabhängig nutzbar auf jedem Windows-Gerät.
nCara 360 (Bestandskunden): Klassische Desktop-Installationssoftware für Windows, steht ausschließlich Bestandskunden zur Verfügung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Zwei dedizierte Apps:

• • • myCara (für myCortex-Kunden): Vollständige Pflegedokumentation, Touranzeige, Spracheingabe mit KI, Bilderfassung, Offline-Funktion, Leistungserfassung, eLNW. iOS und Android.
    • CareAssist (für nCara-360-Kunden): Leistungserfassung und Dokumentation im Außendienst. iOS und Android.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. myCortex unterstützt Multi-User-Betrieb sowie Multi-Einrichtungs-Strukturen für Pflegeorganisationen mit mehreren Standorten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

myCortex: Windows-Gerät mit installiertem myCortex-Client. Internetverbindung für Synchronisation. Mobile App myCara: iOS oder Android (aktuelle gängige Geräte).
nCara 360: Windows-Installation lokal.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, in der myCara App. Pflegekräfte können alle relevanten Funktionen (Dokumentation, Leistungserfassung, Nachweise) ohne Internetverbindung nutzen. Automatische Synchronisation bei Verbindungswiederherstellung.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Bei myCortex werden alle Updates zentral von nCara bereitgestellt — kein manueller Aufwand. Gesetzliche Anpassungen (TI-Erweiterungen, QPR Richtlinie 2026, eLNW SGB V) werden automatisch ausgerollt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Zentrale Datenhaltung in der Cloud durch nCara — Kunden müssen sich nicht selbst um Backups kümmern. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

DSGVO-konform, Datenhaltung ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Datenübertragung, Rollen- und Rechtekonzepte für kontrollierten Zugriff innerhalb des Pflegedienstes.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

DATEV (Premium Partner, zertifizierte Direktschnittstelle für Buchungsdaten), ETL-Gruppe (digitaler Datenexport für Steuerberater), Telematikinfrastruktur (TI) mit KIM, eLNW, ePA, eMP (in Umsetzung), DTA mit Kranken- und Pflegekassen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Pflege-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Patientenmanagement?
    • Erfassung & Verwaltung von Stammdaten, Diagnosen, Verordnungen?
    • Elektronische Patientenakte?
    • Sonstiges zur Patientenverwaltung?

Vollständige Stammdatenverwaltung, Kostenträgerverwaltung, Verordnungsmanagement mit automatischen Fristhinweisen, Klientenaufnahmeassistent (myCortex, ab Mai 2026), elektronische Patientenakte (ePA, in Umsetzung), Dokumentenmanagement revisionssicher und sofort abrufbar.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Pflegeplanung & Dokumentation?
    • Erstellung individueller Pflegepläne?
    • Dokumentation von Pflegeleistungen am Desktop oder mobil (z. B. direkt beim Patienten)?
    • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die Dokumentation?
    • Sonstiges zur Pflegeplanung & Dokumentation?

Individuelle Pflegepläne, digitale Dokumentation am Desktop und mobil über myCara direkt beim Klienten, KI-gestützte Spracheingabe (Medical Speech-to-Text) mit automatischer Strukturierung und Schlagwort-Vergabe, Offline-Dokumentation, Erfüllung aller gesetzlichen Dokumentationsanforderungen, QPR Richtlinie 2026 integriert.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Welche Arten von Abrechnungen sind möglich (Abrechnung mit Kostenträgern / Gesetzlichen Kassen? Privatabrechnungen)?
    • Anbindung an Abrechnungszentren/-Dienstleister?
    • Automatisierte Rechnungserstellung aus Dokumentation/Leistungsnachweisen?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

SGB XI (Pflegeversicherung) und SGB V (Krankenversicherung), elektronischer Datenaustausch (DTA) mit Krankenkassen, eLNW SGB XI vollständig integriert, digitale Unterschrift LNW SGB V in Umsetzung, eLNW SGB V folgt Ende 2026, neues Modul Kostenvoranschlag Q3 2026, DATEV-Premium-Schnittstelle für direkte Buchungsdatenübergabe, automatisierte Rechnungserstellung aus Leistungsnachweisen. Hinweis: Mahnwesen bitte intern prüfen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Personalmanagement?
    • Erstellung von Dienst- und Schichtplänen?
    • Arbeitszeiterfassung (z. B. per App)?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Personalmanagement?

Dienst- und Schichtplanung (Monats- bis Tagesansicht, Planungsvorlagen), Arbeitszeiterfassung über App, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnbuchhaltungsanbindung über DATEV und ETL, Überstundenübersicht und Soll-Ist-Vergleiche.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Verordnungsmanagement?
    • Können ärztliche Verordnungen digital erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Erinnerungen an Fristen, Verlängerungen oder Ablaufdaten?
    • Sonstiges zum Thema Verordnungen?

Digitale Erfassung und Verwaltung ärztlicher Verordnungen, automatische Erinnerungen an Fristen und Ablaufdaten, Verordnungsmanagement integriert in Klientenverwaltung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software die interne Kommunikation im Team?
    • Gibt es eine Chat- oder Nachrichtenfunktion für Pflegekräfte?
    • Können Schichtübergaben digital dokumentiert werden?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Gezielte Übergabeinformationen mit Lesebestätigung. Hinweis: Chat-Funktion bitte intern prüfen und ergänzen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Tourenplanung für ambulante Pflegedienste?
    • Wie funktioniert die Planung von Einsätzen und Routen?
    • Welche Faktoren werden berücksichtigt?
    • Können kurzfristige Änderungen berücksichtigt werden?
    • Sonstiges zur Tourenplanung?

Vollständige Tourenplanung und Tourenoptimierung (Tourenoptimierungsassistent geplant für Q3 2026), Einsatz- und Routenplanung, Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten, kurzfristige Änderungen möglich, Planung von Gruppeneinsätzen (in Umsetzung), Ergebnisanzeige im Leistungsplan.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur
    • Wie erfolgt die Anbindung an die TI
    • Welche TI-Anwendungen sind in der Software integriert?
    • Wie sind diese konkret implementiert, um eine anwenderfreundliche Nutzung zu ermöglichen?

TI-Anbindung seit 1. Juli 2025 gesetzlich verpflichtend (DVPMG). nCara unterstützt: KIM (Kommunikation im Medizinwesen), eLNW SGB XI (implementiert), ePA (in Umsetzung), eMP (in Umsetzung), eLNW SGB V (geplant Q4 2026). Aktive Unterstützung bei Einrichtung durch nCara-Experten.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Pflege-spezifischen Funktionen?
    • Medikamentenmanagement?
    • Hausnotruf?
    • Digitale Formulare und Unterschriften?
    • Dokumentenmanagement?
    • Qualitäts-Management?
    • Kommunikation mit Angehörigen?
    • … weitere Pflege-spezifische Funktionen?

Digitale Unterschrift für Leistungsnachweise (in Umsetzung), Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement (QPR Richtlinie 2026), Tagespflege-Modul inkl. Controlling (in Umsetzung). Hinweis: Medikamentenmanagement, Hausnotruf und Kommunikation mit Angehörigen bitte intern prüfen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen?
    • Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Operatives Controlling mit Kennzahlen direkt im System (G&V Controlling im Planer, Controlling Beratungsbesuche, IDEV Statistik bereits live), Controlling-Dashboard (geplant Q4 2026), neues Pflege-Dashboard (Q4 2026), DATEV Premium Partner für Finanzbuchhaltungsübergabe, ETL-Schnittstelle für Steuerberater.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Preise?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Individuelle Beratung und maßgeschneidertes Angebot — keine öffentliche Preisliste. Faire und transparente Preisgestaltung ohne versteckte Update-Kosten. Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfristen bitte intern ergänzen.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Telefon und persönlicher Ansprechpartner (kein anonymes Callcenter), 92 % aller Anfragen in unter 5 Stunden gelöst, Schulungen in Präsenz und online, regelmäßige Webinare, IT-Betreuung und Rundum-Beratung. Inhouse-Support-Team mit Praxiskenntnissen ambulanter Pflege. Hinweis: Live-Chat und Fernwartung bitte intern prüfen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Kostenlose Demo (myCortex inkl. myCara App), Datenmigration aus bestehenden Systemen (individuell geprüft), aktive Migrationsunterstützung mit persönlichem Ansprechpartner, dediziertes Neugründer-Onboarding-Programm. Hinweis: Kostenlose Testversion bitte intern prüfen.

Abschluss-Fragen:

26. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Hauskrankenpflege Stolley (Berlin): Abrechnungszeit von 8 Stunden auf 15 Minuten pro Monat reduziert. Typische Rückmeldungen drehen sich um spürbare Zeitersparnis bei Dokumentation und Abrechnung sowie die persönliche Betreuung als wesentlichem Unterschied zu größeren Anbietern.

27. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Über 1.500 Pflegedienste in Deutschland, über 35 Jahre Markterfahrung, Teil der internationalen Volaris Group, einziger DATEV Premium Partner in der Kategorie ambulante Pflegesoftware.

28. Schlussplädoyer: Für welche Pflegedienste bzw. Pflegeeinrichtungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

nCara eignet sich besonders gut für ambulante Pflegedienste und Tagespflege jeder Größe — von Neugründern bis zu wachsenden Organisationen mit mehreren Standorten, die eine spezialisierte, zukunftssichere Lösung ohne Kompromisse suchen. Besonders stark für Dienste, die DATEV oder ETL für ihre Buchhaltung nutzen. Weniger geeignet für vollstationäre Pflegeheime oder Träger, die eine Universallösung für alle Versorgungsformen suchen.